Transcription

Cześć, tu Kuba Mrugalski. Dzisiaj powiem Ci o czymś takim jak Inbox Zero. Jest to temat związany jak najbardziej z produktywnością. Pytanie brzmi, co to ma wspólnego z moim kanałem technologicznym? No, to ma wspólnego, że technologia bardzo często może wpływać na poprawienie Twojej produktywności. Ja pokażę Ci w jaki sposób efektywnie używać swojej skrzynki mailowej, a konkretnie mówiąc Gmaila. Bo to będzie głównie bazowało na Gmailu. Coś takiego jak Inbox Zero być może gdzieś obiło Ci się uszy, ale pytanie brzmi, co to w zasadzie jest? Jest to dążenie do tego, aby Twoja skrzynka mailowa była zawsze pusta. Albo przynajmniej wyglądała na w miarę pustą po to, aby ogarniać jakoś swoje maile. Pytanie, jakie się tutaj nasuwa jest, po co w ogóle to robić? Wiesz, w obecnych czasach jest coś takiego jak taki kult zajętości. To znaczy ludzie prześcigają się, kto ma więcej do roboty, kto więcej tutaj jest zajęty. I nawet coś takiego jak licznik maili w skrzynce, w inboxie. No, to też jest taki powód do dumy. Ja mam nieodczytane 70 tysięcy maili, a ja tylko 20 tysięcy. Pytanie, kto jest lepszy? Nie ma to nic wspólnego z byciem lepszym czy gorszym. To jest coś takiego jak chwalenie się, kto ma większy bałagan w domu. Jeżeli masz skrzynkę dobrze ogarniętą i naprawdę posprzątaną i całkiem utrzymaną w takiej czystości, świeżości, łatwiej ogarnia się niektóre rzeczy. Mówiąc prościej, jesteś bardziej produktywny, czyli jesteś w stanie więcej zrobić. Mniej rzeczy na przykład gdzieś tam Ci się zapodzieje. Mniej rzeczy też Ci się kolejkuje. Wszystko ogarniasz na bieżąco. Aby można było wprowadzić coś takiego jak Inbox Zero, na początku potrzebujesz kilku narzędzi. Pierwsze narzędzie to jest skrzynka pocztowa. Ja wybrałem Gmaila. Jest to moja ulubiona poczta i Twoja pewnie też. Jeżeli chodzi o drugie narzędzie to jest lista To Do. Ja pracuję z czymś takim jak Todoist. Mam wersję premium, jeżeli tylko z wersji darmowej to zupełnie też wystarczy. Jeżeli chciałbyś wersję premium na dwa miesiące za chwili to link jest tutaj w opisie tego filmu. A kolejna sprawa, potrzebujesz jeszcze taki schowek na ciekawe rzeczy do czytania. Ja używam czegoś takiego co nazywa się Raindrop. Tu możesz używać na przykład Instapaper albo Pocket. Co tylko lubisz do odkładania rzeczy na później. Po co nam to jest potrzebne? Trzeba sobie na początku uświadomić do czego służy skrzynka mailowa. Oczywiście do tego żeby dostawać maile. Tylko ja traktuję skrzynkę mailową tak jak to jest mniej więcej w metodyce GTD. Getting Things Done. To znaczy do tego wpadają Ci zadania do wykonania, do tej skrzynki mailowej. I teraz z tymi zadaniami coś można zrobić. Można je wyrzucić na przykład do kosza, bo to jest po prostu spam. Można na przykład odpisać na maila, jeżeli da się to zrobić w miarę szybko. Można maila na przykład odłożyć na później. Czyli żeby odpisać na niego na przykład za tydzień, dwa, trzy na tej zasadzie. Można na przykład zrobić coś takiego jak zaplanować z tego maila pewne zadania. Jedno, dwa, trzy, może dziesięć. Różnie bywa. Albo jeżeli jest dużo do czytania, można odłożyć to na przykład na później. I teraz jak to dokładnie zrobić? To co widzisz na ekranie to jest moja skrzynka mailowa. Prawdziwa. Nie jakaś testowa stworzona na potrzeby tego filmu. Tylko tak wygląda moja skrzynka. Aktualnie znajdują się tam trzy maile. Pierwsze z maili to jest po prostu faktura. Dostałem to żeby zaksięgować. Kolejna rzecz to jest impost. No muszę paczkę odebrać. I trzecia rzecz to jest newsletter, który chciałbym dzisiaj wieczorem przeczytać, bo jest naprawdę fajny. I w takim razie, co ja tutaj ciekawego widzę? Pierwsza rzecz, która rzuca się tutaj w oczy to jest brak zakładek. Tu u góry przyzwyczaiłem się do tego, że cały czas wyświetlane są zakładki. Czyli społeczności, powiadomienia, jakieś oferty, tego typu rzeczy. To zwykle służy do tego, żeby sortować poszczę. Ale w przypadku podejścia Inbox Zero jest to totalnie zbyteczne. Dlaczego? Bo tym musisz w podejściu Inbox Zero przejść przez wszystkie maile. Jeżeli przechodzi przez wszystkie, to pytanie brzmi, czy chcesz przeklikiwać się przez pięć dodatkowych zakładek. Nie chcesz. Chcesz je tak naprawdę obrabiać od góry do dołu jak automat. Taki reksiowy taśmie, po prostu jedziesz po kolei i gotowe. W takim razie ja wyłączyłem po prostu w ustawieniach coś takiego jak zakładki. Wejdźmy sobie tutaj, zobacz wszystkie ustawienia. I następnie popatrz na to. Na zakładce odebrane mamy tutaj wszystkie możliwe zakładki, kategorii, jakie możesz mieć. Wyłączyłem wszystkie, bo pytanie brzmi, po co Ci one? Nie są Ci do niczego potrzebne w tym podejściu. Kolejna rzecz to tak zwane gwiazdki. Czyli w zakładce ogólne mamy tutaj na dole lista gwiazdek. Oczywiście możemy tego mieć mnóstwo. Jakieś wykrzykniki, jakieś kolorowe, jakieś tutaj takie zielone, inne takie rzeczy. Dlatego pytanie brzmi, po co Ci to? Tak naprawdę masz tylko jedną rzecz, gwiazdka. Czyli klikamy sobie na jedna gwiazdka i gotowe. Dlaczego to jest ważne? Dlatego, że oznaczasz tylko rzeczy, które są ważne, ale bez jakichś kategoryzowania typu ważne, ważniejsze, najważniejsze. To jest pierwsza sprawa. Aplikacja mobilna tego nie obsługuje, więc jeżeli chcesz utrzymać ten sam workflow i na smartfonie i na komputerze stacjonarnym, to w takim razie musisz mieć to jakoś ujednolicone, więc stosuję jedną gwiazdkę. Na zakładce zaawansowane jest coś takiego jak automatyczne przechodzenie. Na czym to polega? Polega to na tym, że jeżeli skończysz pracę z mailem numer jeden, to on przechodzi do maila numer dwa. I w ten sposób jedziesz po kolei, mail po mailu i przerabia w całą skrzynkę mailową. Więc działa to jak najbardziej fajnie. Kolejna rzecz to jest włączenie na zakładce ogólne czegoś takiego, co nazywa się wyślij i archiwizuj. Chodzi o to, że jeżeli na jakiegoś maila już odpisałeś, to po co on ma zalegać w skrzynce odbiorczej, w inboxie. Ogólnie podejście jest takie, że maili nie kasujemy, no chyba, że są totalnie spammerskie albo zupełnie zbyteczne dla Ciebie, ale chodzi o to, że można je archiwizować, bo być może kiedyś się przydadzą. Przy naszej pojemności tutaj gmaila, tam wiele dziesiąt gigabajtów, raczej kasowanie tych maili mija się z celem, no ewentualnie usuwanie dużych załączników. To mogłoby mieć jakiś cel. Kolejna rzecz do wyłączenia to jest coś takiego jak wskaźnik. Mamy to tutaj na dole. Wskaźnik poziomu osobistego, jak bardzo Ciebie dotyczy ta wiadomość. Jeżeli przerabiasz wszystkie wiadomości od góry do dołu, to pytanie brzmi po co Ci ten wskaźnik. Weź go wyłącz, bo to jest dodatkowy tylko znacznik, który w jakiś sposób Cię dekoncentruje. Można się więc tego pozbyć. Kolejna rzecz to są etykiety. Ja wiem, że każdy z nas lubi mieć duży etykiet, bo dzięki temu tak ma takie uczucie, że ma porządek w tym mailach. Ale ważna rzecz do każdej etykiety. Uruchom sobie coś takiego jak pokaż jeśli nie przeczytane. W ten sposób Twoja lista etykiet będzie się po prostu skracała tak bardzo jak to jest tylko możliwe. Po to, aby nie patrzeć się na etykiety, które nie mają zastosowania w aktualnym momencie. Tak naprawdę te schowane etykiety zawsze mogą wyświetlić. Wymaga to po prostu jednego dodatkowego kliknięcia. Ale dzięki temu cały interfejs naszej aplikacji jest o wiele bardziej czytelny. I jeszcze jedna rzecz do uruchomienia to są skróty klawiszowe. Znajdziesz je tutaj gdzieś w połowie mniej więcej. Skróty klawiszowe włączone. Jeżeli chodzi o skróty klawiszowe musisz nauczyć się tylko kilku. Ja wiem, że można klikać myszką za każdym razem gdy masz na to ochotę. Ale jeżeli nauczysz się skrótów będziesz robić to znacznie szybciej. Po pierwsze krzyżyk, hash. Do czego służy? Do tego aby usunąć wiadomość. Ale jeżeli chciałbyś tą wiadomość zarchiwizować to najskaż literę E. Jeżeli chodzi o odpisywanie litera R jak reply. I jeszcze dodatkowa rzecz. Dwa klawisze J i K. Jeżeli jesteś fanem VIMA to wiesz do czego one służą. J następna wiadomość, K poprzednia wiadomość. I tyle powinno Ci wystarczyć. Jeżeli chciałbyś więcej poznać tych ciekawych skrótów klawiszowych to na widoku inboxa wystarczy tylko tutaj przejść sobie na odebrane. I kliknąć znak zapytania. I po znaku zapytania dowiadujesz się cała tutaj klawiszologia jak dokładnie działa. I to powinno Ci wystarczyć. Zwróć uwagę teraz wpadł mi nowy mail. I jest WIMIO i jest jakaś promocja 20% zniżki na przedłużenie. Jaki tam upgrade. Nie wiem czy zauważyłeś. Tutaj jest etykieta automatyczna newslettery. Warto jest zrobić coś takiego jak te automatyczne labelki. To znaczy żeby Twoje etykiety były doklejane tutaj w pełni automatycznie. Nie tak aby ktoś musiał siedzieć i np. dodawał tutaj etykieta newsletter. Tutaj etykieta jakaś tam. Dlaczego w ten sposób? Dlatego że potem łatwiej jest np. usuwać te maile zbiorowo. Albo archiwizować je zbiorowo. Wszystkie maile z etykietą newsletter do kofa. Albo np. masz dzisiaj wolny wieczór i masz ochotę czytać newsletter. Więc klikasz tutaj newsletter i gotowe. Mamy tę wiadomość od WIMIO. Wchodzę sobie do tego czegoś. I teraz co tutaj tak naprawdę mam do zrobienia. Mam możliwość albo usunięcia tej wiadomości. Albo odpisania na nią. No raczej nie odpisuję na spam. Więc w takim razie rezygnuję z tego czegoś. Mogę też dodać sobie to do Todoista. Ja używam czegoś takiego jak tutaj mam rozszerzenie do przeglądarki. Czyli mogę np. odłożyć sobie to jako taska. I tego taska odhaczyć za tydzień, dwa, trzy albo za miesiąc. Równie bywa. Ale czasami jest tak, że w naszym skrzynce mailowej zalega jakiś mail. I ten mail trzeba wykonać jakąś akcję. Ale ta akcja nie jest wymagana teraz. Tylko ona jest wymagana np. za miesiąc. To w takim razie co zrobić? Tutaj jest ikona odłóż. Klikam sobie na to coś. I wybieram sobie kiedy tutaj będę odkładał. Załóżmy chciałbym się tym zająć. A załóżmy jutro rano o godzinie 8. Więc klikam sobie na jutro. OK. No nie za bardzo mi się to podoba, więc dalej cofnij. I teraz tak naprawdę tą wiadomość ja bym chciał po prostu wwódzić sobie do kosza. Więc usuń. Jeżeli chodzi o maile, które są ciekawe np. Mamy tutaj newsletter od Imkera, więc wchodzę sobie. Tu zawsze są ciekawe jakieś linki. Więc mam tutaj, zjeżdżam sobie jakieś coś ciekawego. Pewnie będzie jakieś. Nie widziałem tego newslettera wcześniej, więc wybieram sobie coś losowego. Mamy tu jakieś, o. Pierwszy w historii spis twórców Patreona. Otwieram sobie to na nowym tabie. A następnie. Klikam sobie tutaj na ikonę chmurki. I chmurka to jest dodawanie do Read Later. Mogę dodać sobie to do zestawienia Anonews np. Które jest wydawane tam raz w tygodniu jako mój newsletter. Albo do jakiejkolwiek innej kategorii, która aktualnie mi pasuje. Dobra, nie będę tego na razie odkładał na później. Powiedzmy, że teraz nie mam czasu na Imkera, więc zaplanuję sobie tutaj. Dzisiaj wieczorem po 18. Będzie sesja czytania. Dodaję. I w ten sposób można przerobić sobie całą listę. Tak oczyszczoną skrzynką mailową bardzo łatwo się zarządza. Nie ma szans, żebyś przegapił jakiegoś maila, bo po prostu wszystko co tutaj leży to są rzeczy do zrobienia. Domyślnie kończysz dzień z tzw. inbox zero. Czyli tak naprawdę nic tu nie powinno być. Totalnie pusta skrzynka. Totalnie pusta w sposób wirtualny, bo chodzi o inboxa. Te wszystkie wiadomości, które dostałeś podczas dnia albo na nie odpisałeś, albo je skasowałeś, albo stworzyłeś z nich taski. Albo ewentualnie dodałeś do jakiegoś narzędzia do czytania później. Więc żadna z tych wiadomości nie przepadła. To nie jest tak, że na siłę kasujemy wszystko co popadnie. Celem jest to, aby lepiej ogarniać swoje zadania. Ale bardzo łatwo się zarządza taką pustą skrzynką. Tylko jak dojść do takiej pustej skrzynki? Można zacząć od kilku rzeczy. Po pierwsze to co ja zrobiłem. Wpisałem sobie tutaj w wyszukiwarkę zapytanie, które wyszukuje mi wszystkie maile, które są w inboxie, a jednocześnie są starsze niż jeden miesiąc. In inbox older than 1M. 1M to jest jeden miesiąc. Czyli znajdź mi to, co jest w inboxie i jest starsze niż jeden miesiąc. Enter. Nie mam takich wiadomości, ale gdy je miałem, wszystkie je zaznaczyłem, a następnie wszystkie je archiwizowałem. W ten sposób pozbyłem się tego, co ma więcej niż jeden miesiąc. Dlaczego w ten sposób? Zakładam, że jeżeli ktoś czeka na moją odpowiedź ponad jeden miesiąc, to już się pewnie nie doczeka. Poza tym, czy potrzebuję takie rzeczy jak powiadomienia, załóżmy za Allegro sprzed miesiąca, albo potrzebuję wydania newslettera sprzed miesiąca, albo listę promocji z jakiegoś serwisu sprzed miesiąca. One już są dawno nieważne, więc w takim razie nie są mi do niczego potrzebne. Następnie zrobiłem coś takiego jak hurtowe usuwanie niektórych rzeczy. To znaczy wpisałem sobie tutaj w wyszukiwarkę słowo unsubscribe. I tutaj mam wszystkie newslettery, które ja dostaję, a następnie wypisałem się ze wszystkiego tego, co mi się nie podoba. A dokładnie mówiąc nie wypisałem się, a przewróciłem te rzeczy na taki serwis zewnętrzny, który nazywa się Stopping Box. I ten Stopping Box to jest narzędzie do czytania newsletterów, znacznie wygodniejsze niż skrzynka mailowa tutaj. Ktoś powie, no dobra, można mieć podfolder, można mieć jakąś etykietę. Można, ale jak zobaczysz jak działa Stopping Box, to zobaczysz, że można to zrobić znacznie lepiej. Więc w takim razie wypisałem się ze wszystkiego po to, aby zmniejszyć ilość przybywających do mnie nowych wiadomości. Mało tego, w jednym z poprzednich filmów, tu będzie gdzieś podlinkowany, dałem też taki tutorial, jak automatyzuję swoją pocztę po to, aby na przykład niektóre powiadomienia, na przykład od Tplaya, były automatycznie kasowane, albo by newslettery starsze niż, były automatycznie kasowane. I to wszystko też rozbudowałem tak, aby moja skrzynka zawsze, sama z siebie, utrzymywała powiątek. Bo jeżeli sam nie jestem w stanie tego ogarnąć, to przynajmniej automaty są w stanie mi w tym jakoś pomóc. Aby te maile wszystkie ogarnąć jakoś, gdy doprowadzisz skrzynkę do powiązku, trzeba sobie wyrobić jakiś nawyk. Ja mam taki nawyk, że mniej więcej trzy razy dziennie zaglądam do swojej skrzynki mailowej. No, chyba, że dostanę jakieś superpowiadomienie ważne, to wtedy wskakuję natychmiast. Ale zwykle to jest tak gdzieś trzy razy w ciągu dnia. Rano, wieczorem, no i tak w środku dnia też sobie zaglądam. I następnie przechodzę od góry do dołu przez wszystko i podejmuję decyzję, czy chcę to zarchiwizować, czyli na później przyda się. Usunąć, bo jest to bezużyteczne. Odpisać. Odpisuję. Zasada mam taką, że odpisuję na maile raczej hurtowo. To znaczy wieczorem sobie siadam i wszystkie maile do odpisania odkładam na później, na wieczór, a na wieczorem wchodzą mi do inboxa i wtedy odpisuję po kolei. Ale zasada jest bardzo prosta. Jeżeli jesteś w stanie odpisać na jakiegoś maila w ciągu dwóch minut, to weź to zrób. Bo takie pięczące się zadania, które cały czas odkładamy, odkładamy, odkładamy, w końcu się kumulują i nagle ci wyjdzie na przykład, że potrzebujesz godzinę na odpisanie na różne maile. Lepiej jest to na bieżąco sobie mimo wszystko ogarnąć. Kolejna sprawa. Odkładam ciekawe artykuły do czytania do Raindropa. No i tak naprawdę tak wygląda moja obsługa poczty. To, co dzisiaj przedstawiłem, to nie jest jakaś wielka odkrywcza rzecz, ale to jest to coś, co pozwala mi ogarnąć taką higienę stosowania maila. Mail dla mnie służy do tego, aby kontaktować się z innymi ludźmi i do tego, aby był takim inboxem na zadania. Nie służy do tego, aby być wielkim archiwum, wielkim śmietnikiem. Tak ja na to patrzę. Jeśli masz jakieś swoje porady, jak lepiej poradzić sobie z mailami przebywającymi w dużych ilościach, to w takim razie daj znać w komentarzach. Myślę, że każdemu się to przyda i być może ja też coś z tego wyciągnę ciekawego. W takim razie to wszystko na dziś. Do zobaczenia w kolejnym filmie. Cześć. Napisy stworzone przez społeczność Amara.org